毎日、仕事、育児、家事に追われ、何から手をつけららいいのか分からない。
スケジュール管理は手帳でしているけれど、やることが多すぎて追いつかない。
私、今。キャパオーバーなんです・・・。
このような経験ありませんか？
恥ずかしい話ですが、私はよくあります。
このようになってしまうと、ミスが多くなり、自信をなくし、夜も眠れなくなり、鬱っぽくなってしまう。ストレス過多・・・いいことが全くないですね。
まさにキャパオーバーの時、自分で自分のやるべきことが整理できなくて、忘れっぽくなり、夜も眠れず疲れ果てた毎日。
だからって、今を乗り越えれば済むわけではなく、ゴールも見えない。
そのような時、手帳で時間管とTODO（今やるべきタスク）を書くことで、頭の中が整理され、
優先順位が見えてきたり、見通しが持てたりすることで、段取りよくこなしていけます。
まさにキャパオーバーを起こして限界まで落ちてしまったおちゃぷが、様々な手帳術の本を読んだり、時間管理術を試行錯誤をして、脳内を整理できた手帳術をお伝えします。
手帳はスケジュール管理が基本
手帳を持っている人は多いと思いますが、手帳はスケジュール管理が基本です。きっと、この使い方の方がほとんどですよね。
手帳に予定を書けば、予定を忘れても安心して目の前の仕事に集中できる
なぜ、手帳にスケジュールを書くのか？それは、予定を忘れるためです。なので、安心してスケジュールを忘れ、また、手帳を見て思い出せばいいのです。
なので、手帳は家に置きっぱなしにしたり、カバンの中に入れっぱなしでは意味がありません。
常に持ち歩き、その都度見て確認をする。そうすることで、手帳本来の使い方であり、安心してスケジュールを忘れ、目の前の仕事に集中できます。
おちゃぷスケジュールは忘れても、手帳を見るのは忘れないようにしよう！
スケジュール管理ができたら、
スケジュールが決まったら、その準備を具体化にし、タスク管理をする
例えば、５月１０日に会議があります。
会議には、レジュメを作る当番、アンケート結果をまとめ資料とし、報告をしなければなりません。
会議までに何の作業をして用意をしていくのか。
・何のアンケートをとるのか考える
・アンケートの作成
・アンケートの依頼と回収
・アンケートの集計をし、資料とする
・アンケートの結果を説明をし、今後どのような対策、方針でいくと良いのか、具体的な案を考えておく
・会議の出席者に、議題を聞いておく
・レジュメの作成をする
・レジュメ、アンケートの資料の印刷をし、準備をする
ざっと上げただけでも、こんなにやることがあります。さらに細分化して考えれば、もっとあるでしょう。
もしかしたら、会議を行う場所の手配から始めなければならないし、連絡をすることから始めなければいけないのかもしれません。
一つのスケジュールのタスクを行うことに何が必要なのか、そのためには何の準備が必要で、何時ごろ行うと良いのか、段取りを決めていくことが必要です。
マルチタスクへの下ろし方
手帳に何を求めているのかで、手帳選びが決まります。
今回は、手帳の使い方なので、手帳選びは割愛しますが、今後、手帳選びも記事にしていきたいと思います。
おちゃぷ私が今使っている手帳は、ほぼ日手帳のウィークリーです
スケジュールで身元が分かりそうなので、だいぶ消してあります（笑）
マンスリーには、スケジュール。余白には、日付は決めていないけれど、この月にやっておきたいことが忘れないようにメモしてあります。
月間スケジュールを見ると、そんなに予定はなさそうだ・・・。
ウィークリーのスペースには、右側のフリースペースにその週でやっておきたいことのタスクを書いています。
左側の週間レフトには、その日に行うタスクをおろして記入します。
左側の週間レフトには、本当は前日の夜に記入をすることが望ましいけれど、あれこれしていると、すっかり忘れてしまい、朝起きた時に、今日のやることは・・・と書き始めます。
会議の内容を手帳を使ってタスク管理をするには・・・
さて、先ほどの会議の内容を、手帳でいつごろやるとスムーズか、タスク管理に下ろしていきます。
５月１０日に会議をする（本日、３月１４日と設定します）
- ３月３週 アンケートの内容を考え、アンケートの作成をする
- ３月４週〜４月１週 アンケートを実施、４月１０日までにアンケートを回収しよう
- ４月３週 アンケートの集計をし、方向性を考えよう
- ４月４週 資料を作成し、ゴールデンウィーク前には印刷をしよう そして、同じ頃、会議の参加者に議題を確認し、ゴールデンウィーク明けには、レジュメの作成をし、印刷をしよう。
ざっくり、このような流れで仕事をこなしていくと、自分の頭で整理します。
そして、手帳のウィークリーの右側の欄に、その週のやることとして記入をしておくだけです。
近づいた頃、手帳を開くと、「あっ！この仕事をやらなければならない時だ」と思い出せるのです。
仕事はきっと、これだけではありませんよね。他にもさまざまなタスクがあり、雑用があり、日々そのようなことに追われてしまうと、会議のことなんてすっかり忘れてしまうのです。はい、それは私です。
忘れてしまうと、直前になり、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、とキャパオーバーになるのです。
なので、ざっくりですが、このタスクをこなそうとすることを事前に書いておき、手帳を開いて確認をする習慣をすることが、見通しを持って、計画的に物事を立てることができます。
手帳を使うときは、必ず仕事と私事は同じ手帳で
手帳を使うにあたり、仕事とプライベートを分けて使う人がいますが、やめておくべきです。
仕事の自分も、家での自分も、体は一つ。
同じ手帳でスケジュール管理をしなければ、ダブルブッキングを招く事にもつながります。
そして、一つの手帳で、公私共に予定が書いてあると、１日の流れも見通しが持ちやすいのです。
私の場合、子供もいますので、子供の弁当の日や行事の日、塾の日程なども記入し、送迎ができるのか、弁当のおかずはいつ買うといいのか、予定を立てやすくなります。
まとめ
忙しいときは、何から手をつけたらいいのか分からなくなり、頭の中は一杯一杯になります。
頭の中を整理をするには、一冊の手帳が、自分の頭の中を整理してくれます。
手帳があることで、自分の目的、行動、何をするのかはっきり見えてきます。
手帳には、スケジュール管理だけではない使い方が溢れていますね。
ぜひ、お気に入りの手帳で、毎日の時間管理ができることを願います。
ではでは。
コメント